Het nuttigste wat je kunt doen voordat je een ontwikkelaar benadert, is één pagina over het project schrijven. Geen specificatie, geen ontwerp, alleen de antwoorden op de vragen die elke bekwame ontwikkelaar toch gaat stellen. Je krijgt er offertes mee die je kunt vergelijken, aannames komen vroeg boven, en het vertelt een goed bureau dat je het serieus meent.
Dit hoort erin.
1. Het bedrijf, in drie zinnen
Wat je doet, wie je klanten zijn en wat je onderscheidt. Ontwikkelaars die het bedrijf begrijpen, nemen betere beslissingen over de honderd kleine dingen die je nooit zult bespreken.
2. Het doel, in één zin
"We willen meer aanvragen van zakelijke klanten." "Onze medewerkers zijn twee uur per dag kwijt aan het overtypen van bestellingen." "Klanten blijven bellen om te vragen waar hun bestelling is." Eén zin, over het resultaat, niet over de technologie. Kun je die zin nog niet schrijven, dan is het project nog niet klaar om geoffreerd te worden.
3. Wie het gaat gebruiken
Klanten, prospects, medewerkers, partners. Voor elke groep: ongeveer hoeveel, op welke apparaten, hoe vaak. "Twaalf monteurs op Android-telefoons, meerdere keren per dag" leidt tot een ander voorstel dan "incidentele bezoekers op een laptop".
4. Wat het moet doen, en wat mooi zou zijn
Twee lijsten. Must-haves zijn de dingen zonder welke het project mislukt: "boekingen aannemen met een aanbetaling", "klanten hun orderstatus laten zien". Nice-to-haves zijn al het andere. Eerlijk zijn over in welke lijst iets thuishoort, is de grootste invloed op een verstandige prijs.
5. De huidige situatie
- Heb je nu een website of systeem? Wat is eraan mis?
- Waar wordt het gehost, en heb je toegang?
- Welke content bestaat al (teksten, beelden, productgegevens) en welke moet worden gemaakt?
- Welke andere systemen zijn betrokken: CRM, boekhouding, betalingen, voorraad, agenda, mailtool?
Het laatste punt is belangrijker dan mensen verwachten. Koppelingen bepalen het ontwerp; zie onze gids over koppelingen als je niet zeker weet wat je moet opsommen.
6. Content en wie die schrijft
Websites lopen vaker vertraging op door ontbrekende teksten en beelden dan door code. Zeg wie de content schrijft, of er fotografie nodig is, en of de site in meer dan één taal moet werken.
7. Referenties en smaak
Twee of drie sites of apps die je mooi vindt, met een zin over waarom. Ook één die je niet mooi vindt, met waarom. "We houden van de helderheid van deze, maar vinden die rommelig" is veel nuttiger dan een moodboard.
8. Randvoorwaarden
- Budgetbandbreedte. Zelfs een ruime bandbreedte ("tussen X en Y") laat een ontwikkelaar de juiste schaal voorstellen in plaats van gokken.
- Timing. Een echte deadline (een lancering, een seizoen, een contract) of "geen vaste datum". Beide zijn prima; doen alsof er een deadline is terwijl die er niet is, leidt tot slechte beslissingen.
- Juridisch en compliance. Privacyvereisten, toegankelijkheidseisen, brancheregels, gegevens die in een bepaalde regio moeten blijven.
9. Hoe je weet dat het heeft gewerkt
Aanvragen per maand, bespaarde uren, bestellingen afgerond zonder telefoontje, minder supporttickets. Een of twee maatstaven. Ze houden iedereen gefocust tijdens de bouw en geven je achteraf iets om te controleren.
10. Wie beslist
De persoon die beslissingen goedkeurt, en hoe snel die kan reageren. Projecten lopen vaker vast op goedkeuringen dan op wat dan ook.
Wat je niet hoeft op te nemen
- Een technische specificatie. Het is de taak van de ontwikkelaar om de technologie voor te stellen.
- Afgeronde ontwerpen. Referenties en smaak zijn genoeg; ontwerp is onderdeel van het werk.
- Elke pagina of elk scherm. De must-have-lijst en de gebruikers dekken dat.
- Exacte teksten. Content komt later.
Het sjabloon
Kopieer dit naar een document en vul elke regel in. Korte antwoorden zijn prima.
Bedrijf: wat we doen, voor wie, wat ons onderscheidt
Doel: één zin over het resultaat
Gebruikers: wie, hoeveel, welke apparaten, hoe vaak
Must-haves: ...
Nice-to-haves: ...
Huidige situatie: bestaande site/systeem, hosting, toegang, content, andere systemen
Content: wie schrijft, fotografie, talen
Referenties: 2–3 die we mooi vinden en waarom, 1 die we niet mooi vinden en waarom
Budgetbandbreedte: ...
Timing: deadline of geen
Juridisch/compliance: privacy, toegankelijkheid, locatie van gegevens
Succesmaatstaven: 1–2 getallen
Beslisser: wie, en gebruikelijke reactietijd
Zo'n briefing kost een uur om te schrijven en bespaart dagen heen-en-weer. Wil je ons er een sturen, dan accepteert het aanvraagformulier een pdf- of documentbijlage, en we komen terug met vragen in plaats van een gok.